Boekingsvoorwaarden en condities
Indien er een boeking wordt gedaan bij Medical Congress Events, betekent dit dat de deelnemer akkoord gaat met de boekingsvoorwaarden van Euser Consultancy.
Medical Congress Events raadt deelnemers dan ook uitdrukkelijk aan om deze voorwaarden goed te lezen alvorens tot boeking over te gaan.
Bedrijfsinformatie:
Reisorganisator
Euser Consultancy
Koolstraat 3
2312 PS Leiden Tel : +31 6572 573 27
Nederland E-mail : info@medicalcongressevents.nl
1. Definities
Onder de reisvoorwaarden wordt verstaan:
a) de overeenkomst: de reisovereenkomst waarbij een reisorganisator zich jegens zijn wederpartij verbindt
tot het verschaffen van een door hem aangeboden van te voren georganiseerde reis die een overnachting of een periode van meer dan 24 uren omvat alsmede tenminste twee van de volgende diensten:
i) vervoer;
ii) verblijf;
iii) een andere, niet met vervoer of verblijf verband houdende toeristische dienst, die een significant deel van de reis uitmaakt;
b) De reisorganisator: Degene die, in de uitoefening van zijn bedrijf, op eigen naam aan het publiek of een groep personen van te voren georganiseerde reizen aanbiedt;
c) Reisagent: Degene die in de uitoefening van zijn bedrijf adviseert, informeert en bemiddeld bij de totstandkoming van overeenkomsten op het gebied van reizen. In dit geval zijnde Euser Consultancy;
d) De deelnemer: Degene die deelneemt aan de reis;
e) Aanbetaling: Het bedrag van de voorschotfactuur welke de deelnemer uiterlijk 14 dagen na factuurdatum voldoet;
2. Overeenkomst
2.1.1 De overeenkomst wordt gesloten tussen de reisorganisator en de deelnemer van de congresreis. Euser Consultancy treedt uitsluitend op als bemiddelaar in de overeenkomst.
2.1.2 De door de deelnemer verstrekte informatie op het boekingsformulier vormt de basis van deze overeenkomst en de deelnemer accepteert de onderhavige boekingsvoorwaarden en condities.
2.1.3 Na ondertekening van de overeenkomst ontvangt de deelnemer zo spoedig mogelijk een bevestiging hiervan.
2.1.4 Ondertekenen van de overeenkomst betekent dat deelnemer akkoord gaat met deze algemene voorwaarden. De deelnemer accepteert hiermee ook het eventuele verschil tussen de 1e factuur (voorschotfactuur) welke voor het congres wordt toegezonden en de eindfactuur welke na het congres wordt toegezonden. Het verschil tussen deze facturen komt voort uit genuttigde diners ter plekke en andere gemaakte kosten ter plekke door Euser Consultancy ten behoeve aan de deelnemer (taxi, openbaar vervoer etc.).
3. Boekingen
3.1.1 De deelnemer kan telefonisch of per e-mail : info@medicalcongressevents.nl, contact opnemen inzake een boeking. Het contact zal vanaf het eerste contact uitsluitend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geschieden tussen de reisagent en de deelnemer die de boeking overeenkomt.
3.1.2 De deelnemer dient minimaal de leeftijd van 18 jaar te hebben bereikt en accepteert met ondertekening van de overeenkomst deze voorwaarden namens alle andere deelnemers in zijn/haar reisgezelschap.
3.1.3 Deelnemers uit een en dezelfde reisgezelschap kunnen een boeking door één van de deelnemers laten geschieden.
3.1.4 Binnen 14 dagen na boeking dient de deelnemer de voorschotfactuur te voldoen aan Euser Consultancy.
3.1.5 Na ontvangst van de overeenkomst en het voldoen van het factuurbedrag zoals genoemd in artikel 3.1.4, ontvangt de deelnemer een bevestiging van deelname.
3.1.6 Zolang de offerte niet is ondertekend door de deelnemer is er geen verplichting beiderzijds tot het plannen en deelnemen aan de reis.
3.1.7 Na ontvangst van de betaling zoals vermeld op de voorschotfactuur ontvangt de deelnemer vluchttijden en hotelgegevens zodra deze geboekt en bekend zijn.
3.1.8 Bij vliegvervoer wordt de identiteit van de uitvoerende luchtvaartmaatschappij zodra deze bij de reisorganisator bekend is aan de deelnemer bekendgemaakt, zo mogelijk bij boeking en uiterlijk bij het verstrekken van de reisbescheiden.
3.1.9 Getoonde data en reisschema’s zijn indicatief en aan verandering onderhevig tot uiteindelijke boeking van kamers en vluchten.
3.1.10 Alle prijzen en informatie genoemd in email en correspondentie zijn correct ten tijde van publicatie, maar behouden het recht op wijziging.
3.1.11 Alle offertes zijn onder voorbehoud, tenzij deze schriftelijk door de reisagent en/of de reisorganisator zijn bevestigd.
3.1.12 Aanbiedingen gepubliceerd op de website van de reisagent of reisorganisator kunnen op elk moment door de reisagent en/of reisorganisator worden ingetrokken.
4. Extra kosten
Eventuele extra kosten kunnen in rekening worden gebracht door de reisorganisator, haar medewerkers of derden en dienen ter plaatse worden voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, waaronder maar niet beperkt tot: belastingen waaronder toeristenbelasting, brandstofkosten leges of soortgelijke kosten die lokaal in rekening worden gebracht, kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden geïmplementeerd of gewijzigd. Deze kosten dienen ter stond door de deelnemers te worden betaald en zijn niet opgenomen in de voorschotfactuur. Genuttigde drank tijdens diners en daarbuiten dienen zelf afgerekend te worden. Deze zijn niet opgenomen in de voorschotfactuur.
5. Annulering of wijziging door de deelnemer
5.1 Annulering door de deelnemer moet schriftelijk of per email worden gedaan aan Euser Consultancy.In geval van annulering door de deelnemer worden de onderstaande kosten in rekening gebracht:
- Alle tot dan toe gemaakte kosten door Euser Consultancy, waaronder gemaakte hotelkosten en kosten van de vlucht/reis indien geen annulering meer mogelijk is;
- Minder dan 1 maand voor vertrek van de congresreis: 100 % van de reissom zoals vermeld op de voorschotfactuur.
5.2 Indien de deelnemer om welke reden dan ook eerder naar huis terugkeert dan in de overeenkomst staat beschreven, komen de eventuele extra reiskosten die hier uit voortvloeien voor rekening van de deelnemer.
5.3 Naast de annuleringskosten die in rekening worden gebracht, is elke aanpassing, hetzij een wijziging van een bestaande boeking of een wijziging naar een andere vertrekdatum, onderhevig aan betaling van kosten die door de reisorganisator en/of derden worden opgelegd.
6. Annulering of wijziging door reisorganisator
6.1.1 In het geval dat de reisorganisator de reis moet annuleren, zal er aan de deelnemer een alternatief worden aangeboden. Indien het niet mogelijk is om een vergelijkbaar alternatief aan te bieden, zal de deelnemer zijn reissom exclusief boekingskosten terug ontvangen.
6.1.2 In het geval dat een congresreis moet worden aangepast of geannuleerd door overmacht (door bijvoorbeeld de weersomstandigheden/stakingen) zal er geen restitutie van de reissom plaats vinden.
6.1.3 De reisorganisator en/of de reisagent is in geen geval aansprakelijk voor gemaakte kosten door de deelnemer in het geval van annulering of wijziging van de congresreis.
6.1.4 Kennelijke fouten en kennelijke vergissingen binden de reisorganisatie niet. Dergelijke fouten en vergissingen zijn fouten en vergissingen die – vanuit het perspectief van de gemiddelde reiziger – op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.
6.1.5 Euser Consultancy heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, indien het aantal aanmeldingen kleiner is dan het vereiste minimum aantal. De opzegtermijn (deadline aanmelddatum) en het vereiste minimum aantal deelnemers staan in de offerte ter ondertekening vermeld.
6.1.6 Het aanbod van Euser Consultancy is vrijblijvend en kan zo nodig door deze worden herroepen. Herroeping wegens correctie van fouten in de berekening van de reissom of van andere fouten is toegestaan. De herroeping dient zo spoedig mogelijk te geschieden onder opgaaf van redenen.
7. Verplichtingen deelnemer
7.1 De deelnemer is tevens verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van de reisorganisator en/of reisagent en/of haar medewerkers ter plaatse ter bevordering van een goede uitvoering van de reisovereenkomst en is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt door zijn eigen ongeoorloofde gedragingen te beoordelen naar de maatstaf van het gedrag van een correcte deelnemer.
7.2 De deelnemer zal zorg dragen voor een reisverzekering die medische- en annuleringskosten dekt.
8. Aansprakelijkheid
8.1 Onverminderd de gebondenheid van de vervoers-/verblijfsverschaffer of andere tot vergoeding van schade volgens verdrag of wet, wordt door de touroperator iedere aansprakelijkheid voor schade, door welke oorzaak ook ontstaan, uitgesloten, tenzij zodanige schade uitsluitend is veroorzaakt door opzet of grove schuld van de reisorganisator. Eveneens is aansprakelijkheid uitgesloten indien en voor zover de deelnemer zijn schade heeft kunnen verhalen uit hoofde van een verzekering, zoals bijvoorbeeld een reis- en/of annuleringskostenverzekering.
- 2 De reisagent aanvaardt geen aansprakelijkheid voor handelingen of nalatigheden van de betrokken reisorganisator bij de uitvoering van de diensten, noch voor de juistheid van informatie verstrekt door de reisorganisator, noch voor het verstrekte informatie- en promotiemateriaal van de Reisorganisator. Voor financieel onvermogen van de reisorganisator is de reisagent niet aansprakelijk. Daarnaast is de reisagent niet aansprakelijk voor eventuele toezeggingen van zijn personeel en/of derden.
8.3 De reisagent is niet aansprakelijk voor vertragingen die de reiziger oploopt en welke schade daaruit voortvloeit. Hieronder vallen onder andere maar niet uitsluitend vertragingen of technische mankementen aan het vervoermiddel, weersomstandigheden, stakingen, blokkades, oorlogssituaties, het missen van aansluitingen, overboekingen, wijzigingen aangebracht door de reisorganisator en annulering door de reisorganisator.
8.4 De deelnemer die hinder of overlast veroorzaakt of kan veroorzaken, zodanig dat een goede uitvoering van de reisovereenkomst daardoor in sterke mate wordt bemoeilijkt kan door de reisagent en/of reisorganisator van voortzetting van de reis worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer. Restitutie van de reissom of van een gedeelte daarvan kan evenmin worden verleend indien de betrokken reiziger ter zake van zijn uitsluiting geen verwijt treft.
8.5 Alle vorderingsrechten van de deelnemer vervallen een jaar na afloop van de reis (of, indien de reis geen doorgang heeft gevonden, een jaar na de oorspronkelijke vertrekdatum).
9. Persoonsgegevens
9.1 De deelnemer dient bij de boeking juiste persoonsgegevens te verstrekken alsmede de reisagent op de
hoogte te stellen van zijn of haar gezondheid. Gezondheidsklachten moeten bij boeking schriftelijk aan de reisagent worden gemeld.
9.2 De deelnemer dient ervoor te zorgen dat hij bij vertrek in het bezit is van de benodigde documenten,
zoals een geldig paspoort/identiteitskaart en de eventueel vereiste visa, bewijzen van inentingen en vaccinaties.
9.3 De deelnemer zal tijdig zelf bij de betrokken autoriteiten de benodigde informatie inwinnen.
9.4 De deelnemer verstrekt Euser Consultancy uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst alle gegevens omtrent hemzelf en de door hem aangemelde deelnemers die van belang kunnen zijn voor het sluiten of de uitvoering van de overeenkomst. Daartoe behoren een kopie van het paspoort en indien beschikbaar mobiele telefoonnummers en e-mailadressen.
9.5 De deelnemer dient informatie te verstrekken met betrekking tot de lichamelijke en geestelijke toestand van de deelnemer(s) (waaronder het gebruik van alcohol, drugs of medicijnen) als die lichamelijke en/of geestelijke toestand kan leiden tot ongemak, gevaar of risico’s voor de deelnemer dan wel mede deelnemers of bezittingen van derden. De reiziger is zich ervan bewust dat de vervoerder ( bijvoorbeeld gezagvoerder van een vliegtuig) hem het recht op verder vervoer kan ontzeggen als de informatie niet correct blijkt of niet wordt verstrekt. Informatie moet ook worden verstrekt met betrekking tot een beperkte mobiliteit, alsmede bij de noodzaak tot het begeleiden van minderjarige en mindervalide reizigers, zwangere vrouwen, zieken en andere medereizigers. Het is de deelnemer bekend dat de vervoerder zich het recht voorbehoudt om ten aanzien van bepaalde medische condities een medische verklaring te verlangen en bij ontbreken van die verklaring de reiziger het recht op (verder) vervoer te ontzeggen.
10. Betaling, Rente en incasso
10.1 Wanneer de deelnemer door middel van tekenen van de offerte akkoord is gegaan met het boeken van de congresreis dient het bedrag binnen 20 dagen in het bezit te zijn van Euser Consultancy. Indien de deelnemer niet heeft betaald in gesteld termijn wordt de overeenkomst geacht te zijn geannuleerd. De reisorganisatie heeft het recht om de daarvoor verschuldigde annuleringskosten in rekening te brengen.
10.2 De deelnemer die niet tijdig aan een geldelijke verplichting jegens de reisorganisator heeft voldaan, is over het nog verschuldigde bedrag de wettelijke rente verschuldigd.
10.3 Voorts is de deelnemer gehouden tot vergoeding van de door de reisagent of aanbieder gemaakte buitengerechtelijke kosten. Deze bedragen maximaal 15% over de reissommen tot EUR 2.500,–, 10% over de daaropvolgende EUR 2.500,– en 5% op de volgende EUR 5.000,– met een minimum van EUR 40,–. De reisagent kan ten voordele van de deelnemer afwijken van de genoemde bedragen en percentage.
10.4 Na het congres zal er een eindfactuur worden verzonden met daarin de daadwerkelijk gemaakte kosten erin verwerkt. Het verschil tussen de eindfactuur en de voorschotfactuur dient binnen 14 dagen te zijn voldaan aan deelnemer of Euser Consultancy.
11. Overig
11.1 De ongeldigheid van één of meer van de bedingen in deze overeenkomst en/of deze
boekingsvoorwaarden kan nimmer leiden tot aanspraken van de ene partij op de andere en laat de geldigheid van alle andere bedingen onverlet.
11.2.1 Blijkt een beding in de overeenkomst en/of deze boekingsvoorwaarden om enigerlei reden ongeldig, dan worden partijen geacht een geldig vervangend beding overeengekomen te zijn dat het ongeldige beding naar strekking en reikwijdte zoveel mogelijk benadert.
11.3 Alle titelwoorden die gebruikt zijn in de overeenkomst en/of deze boekingsvoorwaarden zijn voor
het gemak en zijn van geen enkel belang voor de interpretatie van de overeenkomst en/of deze boekingsvoorwaarden. Hieraan kunnen zowel door de reisorganisator alsmede de deelnemer geen rechten aan worden ontleend.
12. Klachten
12.1 Klachten over een door de reisagent gemaakte reservering en/of over door de reisagent verstrekte adviezen en informatie, dienen binnen één maand na kennisname door de deelnemer van de feiten waarop de klacht betrekking heeft, bij de reisagent te worden ingediend.
12.2 De reisagent zal uiterlijk één maand na ontvangt van de klacht schriftelijk een inhoudelijke reactie geven.
13. Toepasselijk recht en geschil
13.1 Op de overeenkomst en deze boekingsvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Alle geschillen die tussen partijen ontstaan ter zake van de overeenkomst of deze boekingsvoorwaarden
zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Leiden.